Barrierefreies Mailing bedeutet:

• Die Inhalte der Mails müssen für alle — unabhängig von einer Sehbehinderung und der Bildschirmgröße des Endgeräts — zu erfassen sein. 
• Das Datenvolumen der Mail sollte so gering wie möglich sein, da große Mails bei den Empfängerinnen und Empfängern Probleme beim Download verursachen können (und schlecht für die Umwelt sind).

Fügen Sie in Ihre Mail kein Bild ein, dass Text enthält.

• Blinde benutzen Screenreader, die diese Inhalte nicht erfassen können.
• Leserinnen und Leser mit eingeschränktem Sehvermögen zoomen Text häufig. Es kann dann vorkommen, dass Ihre Schriftgrafik zu pixelig ist, um vernünftig gelesen werden zu können.
• Selbst Nutzerinnen und Nutzer mit normaler Sehkraft können auf Handys Probleme haben, den Text zu lesen, weil die Schriftgröße nicht automatisch an die Bildschirmgröße angepasst und winzig dargestellt wird.

Nur wenn Sie Ihren Text wirklich als Text in die Mail einfügen, können Sie sicher sein, dass Ihre Botschaft auch ankommt.

Bilder sollten sparsam und nur dekorativ verwendet werden. Wenn Sie ein Bild in Ihre Mail einfügen, versehen Sie es mit einem Alternativtext (Alt-Text), damit auch Blinde erfassen können, was darauf zu sehen ist. Wichtig für den Versand ist, dass Sie die Dateigröße so gering wie möglich halten. Dazu speichern Sie das Bild am besten schon in der Pixelgröße ab, die Sie benötigen (als Richtschur: max. 600 px Breite). Zusätzlich können Sie die Dateigröße komprimieren. Nutzen Sie dazu auf den Verwaltungsrechnern z.B. Irfanview (im Menü "Datei > Speichern fürs Web").

Verzichten Sie weitestgehend darauf, Attachments zu versenden. Die wichtigsten Informationen sollten direkt im Text der Mail stehen. Wenn Sie Anhänge an einen größeren Empfängerkreis versenden wollen, sollten Sie die Dateien möglichst nicht direkt mit der Mail versenden. Speichern Sie die Datei lieber auf webdrive.htw-berlin.de oder cloud.htw-berlin.de und versenden Sie den Link per Mail. Dann kann jede Person selbst entscheiden, ob sie Datei herunterladen möchte. Bitte stellen Sie nur barrierefreie Dokumente zur Verfügung.

Verwenden Sie eine barrierefreie Schrift, möglichst Verdana oder die Hausschrift "HTWBerlin". Bedenken Sie, dass die Hausschrift nur dann angezeigt wird, wenn sie auch auf dem Endgerät des Lesers bzw. der Leserin installiert ist. Die Schriftgröße sollte nicht unter 11px liegen. Schreiben Sie in Groß- und Kleinbuchstaben, nicht ausschließlich in Großbuchstaben.