Word-Dokumente sollten nicht im Netz veröffentlicht werden, weil man keine Kontrolle über die Darstellung hat. Trotzdem ist es wichtig, dass Sie schon in Word möglichst viele Einstellungen zur Barrierefreiheit vornehmen. Denn dann müssen Sie später im PDF weniger optimieren. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie eine Word-Vorlage nutzen, aus der Sie verschiedene PDFs generieren.

Mit folgenden Schritten können Sie Ihr Word-Dokument barrierefrei gestalten:

Metadaten | Sprache | Schrift "HTWBerlin" | Farbkontraste | Formatvorlagen | Weitere Einstellungen | Sprachausgabe | Barrierefreiheitsprüfung in Word | Export als PDF

Füllen Sie unter "Datei > Informationen > Eigenschaften" Titel und Autor aus. Diese Daten sind auch für die Websuche wichtig. Mehr Infos: Video-Tutorial "Metadaten hinzufügen" auf LinkedIn Learning

Legen Sie unter "Überprüfen > Sprache > Spracheinstellungen" die Anzeige- und Hilfesprache (i.d.R. Deutsch) fest. Mehr Infos: Video-Tutorial "Sprache prüfen" auf LinkedIn Learning

Verwenden Sie als Schrift möglichst unsere Hausschrift "HTWBerlin". Nur wenn es gar nicht anders geht, sollten Sie auf die Systemschrift "Verdana" ausweichen. Beide Schriften sind in Bezug auf die Lesbarkeit optimiert und können daher in barrierefreien Dokumenten verwendet werden.

Folgende Dinge sollten Sie beachten:

• Vermeiden Sie kursive und unterstrichene Schrift.
• Verwenden Sie bei der "HTWBerlin" möglichst 12 pt für Fließtexte. Der Unterschied zwischen Überschrift und Fließtext sollte mindestens 4 pt betragen.
• Schreiben Sie in Groß- und Kleinbuchstaben, nicht ausschließlich in Großbuchstaben.
• Setzen Sie keine Schrift auf Bilder oder farbige Hintergründe.

Wenn Sie schwarze Schrift auf weißem Hintergrund verwenden, sind Sie auf der sicheren Seite. Farbige Schriften oder Hintergründe sollten Sie vermeiden, weil Sie anderenfalls überprüfen müssten, ob der Farbkontrast barrierefrei ist.

Farbkontraste können Sie mit contrastchecker.com überprüfen:

• Am einfachsten ist es, wenn Sie einen Screenshot von dem Teil Ihres Dokuments, in dem der Farbkontrast fraglich ist, anfertigen. Sie können das Bild dann auf contrastchecker.com unter "Get from image" hochladen.
• Anschließend wählen Sie aus den vorgeschlagenen Farbkacheln die Farben für Foreground und Background aus. Falls eine Farbe bei den vorgeschlagenen Farben nicht verfügbar ist, können Sie den Hexacode der Farbe auch manuell eingeben. Weiß hat z.B. den Hexacode #FFFFFF, Schwarz #000000. Eine Übersicht über die Hexacodes der Farben finden Sie im Web.
• Für Barrierefreiheit gibt es verschiedene Standards. Der höchste Standard ist AAA. Wenn Sie einen barrierefreien Farbkontrast gewählt haben, müssen alle Farbkreise am Ende der Webseite contrastchecker.com grün sein. Sobald ein Kreis rot ist, sollten Sie einen anderen Farbkontrast wählen.

Nutzen Sie unbedingt Formatvorlagen, um Ihren Text zu gliedern. Überschriften sollten z.B. als solche gekennzeichnet werden, damit der Screenreader sie auch erkennt und damit im PDF daraus Lesezeichen generiert werden können. Mehr Infos: Video-Tutorial "Formatvorlagen nutzen" auf LinkedIn Learning

• Kopf- und Fußzeilen sollten keine wesentlichen Informationen enthalten, denn sie werden nicht von Screenreadern vorgelesen. Mehr Infos: Video-Tutorial "Kopf- und Fußzeilen" auf LinkedIn Learning
• Gliedern Sie Ihren Text in sinnvolle Absätze. Nur so können im PDF später automatisch gute Tags generiert werden, die Informationen über die Dokumentenstrukturen liefern und für Screenreader eine wichtige Hilfe sind.
• Erstellen Sie Aufzählungen und Nummerierungen automatisiert, nicht manuell. Mehr Infos: Video-Tutorial "Aufzählungen und Nummerierungen" auf LinkedIn Learning
• Verwenden Sie möglichst keine Abkürzungen (z.B., u.a.) und keine Kurzformen bei gendergerechter Sprache (Studierende, Studentinnen und Studenten statt Student_innen oder Student*innen).
• Versehen Sie Links mit einem aussagekräftigen Linktext und Quickinfo. Verzichten Sie auf das häufig genutzte, nichtssagende "Hier" als Linktext, sondern verwenden Sie eine Kurzbeschreibung, bei der man sich auch vorstellen kann, was sich hinter dem Link verbirgt. Mehr Infos: Video-Tutorial "Links einfügen" auf LinkedIn Learning
• Versehen Sie Bilder mit Alt-Texten. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie "Grafik formatieren" aus. Gehen Sie auf "Layout und Eigenschaften" (dritter Button von links) und klicken Sie auf "Alternativtext". Im Feld "Beschreibung" geben Sie die Bildbeschreibung ein.
• Legen Sie Tabellen mit Kopfzellen an. Mehr Infos: Video-Tutorial "Tabellen mit Tab-Header erstellen" auf LinkedIn Learning Manchmal macht es auch Sinn, statt Tabellen ein Spaltenformat zu nutzen. Mehr dazu im Video-Tutorial "Spaltentext gestalten" auf LinkedIn Learning.
• Verwenden Sie möglichst keine Textfelder.
• Der Textfluss sollte linksbündig sein.
• Benutzen Sie keine Silbentrennung.

Ihren Text können Sie sich in Word vorlesen lassen. So können Sie sich einen Eindruck darüber verschaffen, wie Screenreader die Datei vorlesen könnten (eine absolute Sicherheit haben Sie nicht, denn es gibt verschiedene Screenreader, die unterschiedlich vorlesen). Eine Anleitung zur Einrichtung der Sprachausgabe stellt Microsoft Office bereit.

Führen Sie unter "Datei > Informationen > Auf Probleme überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen" eine Barrierefreiheitsprüfung durch. Mehr Infos: Video-Tutorial "Word-Dokument auf Barrierefreiheit prüfen" auf LinkedIn Learning

Damit auch wirklich alle Einstellungen übernommen werden, muss das PDF über das Menü "Adobe PDF" erzeugt werden, nicht über das Druckmenü.