Externe Auftragsvergabe für Fotos

Sie benötigen Fotos von einer Veranstaltung oder für Ihr Projekt? Das Referat Presse- und Öffentlichkeitsarbeit kann Sie aus personellen Gründen nur in Aus-nahmefällen unterstützen. Eine Alternative ist die Beauftragung freiberuflicher Fotograf_innen. Nachfolgend einige Empfehlungen, die es zu beherzigen lohnt, sowie eine Liste der Fotograf_innen, mit denen die HTW Berlin gute Erfahrungen gemacht hat.

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Passendes Portfolio

Passt das Portfolio des Fotografen zu Ihrem Auftrag? Es gibt Fotografen, die sich auf Porträts spezialisiert haben, andere auf Veranstaltungen, Architektur oder Lebensmittel, um Beispiele zu nennen. Schauen Sie sich auf der jeweiligen Webseite um und prüfen Sie, ob Ihnen die Bildsprache gefällt, ob es Beispiele für die Bilder gibt, die Ihnen vorschweben.

Briefing

Egal, auf wen die Wahl fällt: Es genügt definitiv nicht, Ort und Zeitpunkt zu nennen und dem Auftragnehmer zuzurufen, er möge fotografieren. Jeder Fotograf benötigt ein präzises Briefing, was Sie von ihm erwarten. Andernfalls sind Enttäuschungen vorprogrammiert. Das heißt: Sie müssen im Vorfeld (!) überlegen, welche Motive Sie benötigen und wie viele Fotos. Bringen Sie Ihre Wünsche auf den Punkt, und zwar schriftlich, und geben diese Erwartungshaltung = Briefing an den Fotografen weiter.

Sollte es sich um eine Veranstaltung handeln, bedenken Sie, dass der Fotograf weder mit den Redner_innen, den VIPs, den Teilnehmer_innen, den Gästen etc. persönlich vertraut ist, diese also nicht ohne Weiteres identifizieren kann. Entweder, Sie stellen dem Fotografen jemanden zur Seite, der auf die für Sie wichtigen Persönlichkeiten aufmerksam macht. Oder Sie kennzeichnen die Personen mit Namensschildern.

Die Preise, die die Fotografen berechnen, richten sich nach dem zeitlichen Aufwand. Auch deshalb ist ein präzises Briefing für den Auftrag wichtig.

Bildsprache der HTW Berlin

Zum sog. Briefing gehört auch der Hinweis auf das Corporate Design der HTW Berlin und die passende Bildsprache. Bitte machen Sie den Fotografen darauf aufmerksam.

Bildrecht

Bei Fotos ist von wenigen Ausnahmen abgesehen eine individuelle Freigabeerklärung der abgelichteten Person(en) erforderlich — egal, wie viele Menschen auf dem Foto zu sehen sind oder bei welcher Gelegenheit diese fotografiert werden. Bei Kindern ist übrigens das Einverständnis der Eltern einzuholen! Sie sollten den Fotografen unbedingt für das Thema Bildrecht sensibilisieren.

Da es bei Veranstaltungen schwierig ist, individuelle Freigabeerklärungen zu beschaffen, empfehlen wir, auf vielen Wegen zu kommunizieren, dass fotografiert wird und dass alle, die das nicht wünschen, Gelegenheit
haben, den Bildern aus dem Weg zu gehen. Ein solcher Hinweis kann bspw. gut sichtbar in Aufstellern platziert werden, in Tagungsmappen und auf Plätzen liegen, mündlich zu Beginn gegeben werden etc. Nachfolgend Textbausteine, die Sie allerdings den jeweiligen Gegebenheiten anpassen müssen:

Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass bei dieser Veranstaltung im Auftrag der HTW Berlin fotografiert wird. Wenn Sie damit nicht einverstanden sind, geben Sie bitte am Eingang/bei der Veranstaltungsleitung o.ä. Bescheid. Sie bekommen dann einen farbigen Sticker, den Sie bitte gut sichtbar an Ihrer Kleidung befestigen. Die Fotografen sind informiert und werden darauf Rücksicht nehmen.

Beachten sollten Sie, dass Ihnen bzw. der HTW Berlin im Angebot die räumlich und zeitlich uneingeschränkten Nutzungsrechte übertragen werden.

Auch wenn die Nutzungsrechte an den Fotos an Sie bzw. die HTW Berlin übergehen, verbleibt das Urheberrecht bei dem Fotografen. Wenn Sie die Fotos nutzen, müssen Sie immer den Namen des Fotografen nennen. Wir handhaben das normalerweise folgendermaßen: © HTW Berlin/Vorname Nachname